Due-Diligence-Erklärung für Holzverpackungen: Schritt für Schritt

Wofür Sie diese Anleitung brauchen

Die Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement, kurz DDS) ist das Herzstück der EUDR. Sie ist der Punkt, an dem aus „wir kümmern uns um Herkunftsdaten" eine rechtsverbindliche Erklärung im EU-Informationssystem wird. Wer Holzpaletten oder Holzverpackungen als Produkt in der EU in Verkehr bringt oder aus der EU exportiert, kommt daran nicht vorbei, sofern er als Operator gilt und die Ware nicht unter die Verpackungs-Ausnahme fällt.

Diese Anleitung führt Sie durch den Prozess: welche Daten Sie vorher beschaffen müssen, wie die Erklärung abläuft, was die Vereinfachungen von 2025 für Sie bedeuten und wie Sie die Referenznummer korrekt handhaben. Am Ende finden Sie eine kompakte Vorlage zur Datenerfassung.

Bevor Sie loslegen, klären Sie mit dem Leitfaden EUDR und Holzpaletten 2026, ob Sie überhaupt erklärungspflichtig sind. Nutzen Sie Paletten nur als Verpackung für eigene Ware, sind Sie es für die Palette meist nicht.

Hinweis: Fachliche Orientierung, keine Rechtsberatung. Die Bedienoberfläche des EU-Systems kann sich ändern. Für verbindliche Aussagen ziehen Sie eine Juristin, einen Zollberater oder die zuständige Behörde hinzu.

Vorab: Was die Sorgfaltspflicht überhaupt verlangt

Die EUDR-Sorgfaltspflicht steht auf drei Säulen:

1. Informationen sammeln über die Herkunft des Holzes
2. Risiko bewerten, ob Entwaldung oder Illegalität vorliegen könnte
3. Risiko mindern, falls es mehr als vernachlässigbar ist

Erst wenn diese drei Schritte abgeschlossen sind und das Restrisiko vernachlässigbar ist, dürfen Sie die Erklärung abgeben und die Ware in Verkehr bringen. Die Erklärung ist also der Abschluss, nicht der Anfang.

Schritt 1: Daten beschaffen

Das ist der aufwendigste Teil und entscheidet über den Rest. Sie benötigen pro Charge:

• Produktbeschreibung: Palettentyp, Holzart, Menge, gegebenenfalls Zollcode
• Erzeugerland des Holzes
• Geokoordinaten aller Grundstücke, auf denen das Holz erzeugt wurde. Bei Flächen über vier Hektar werden Polygone verlangt, sonst Punktkoordinaten. Dies ist der kritischste Datenpunkt.
• Erzeugungs- beziehungsweise Einschlagszeitraum
• Legalitätsnachweise nach dem Recht des Erzeugerlandes (Einschlagsgenehmigungen, Forstdokumente)
• unterstützende Belege wie FSC- oder PEFC-Zertifikate

Bei Holz aus der EU oder aus Niedrigrisikoländern ist eine vereinfachte Prüfung möglich. Die Geokoordinaten bleiben jedoch in der Regel erforderlich. In der Praxis liefert diese Daten der Forstbetrieb oder das Sägewerk an den Palettenproduzenten, der sie als erster Operator zusammenführt.

Schritt 2: Risiko bewerten

Mit den Daten beurteilen Sie das Risiko anhand des Länder-Benchmarkings der EU (niedriges, normales oder hohes Risiko) sowie weiterer Faktoren wie Korruptionsindizes, Vorkommen geschützter Arten und Verlässlichkeit der Quellen. Ergebnis ist eine Einstufung: Ist das Risiko vernachlässigbar, geht es weiter zu Schritt 3. Ist es das nicht, müssen Sie mindern.

Schritt 3: Risiko mindern, falls nötig

Mindernde Maßnahmen können sein: zusätzliche Dokumente anfordern, unabhängige Audits oder Vor-Ort-Prüfungen veranlassen, Stichproben oder Holztests durchführen, oder im Zweifel die Quelle wechseln. Erst wenn das Restrisiko vernachlässigbar ist, dürfen Sie erklären.

Schritt 4: Erklärung im EU-Informationssystem abgeben

Die Sorgfaltserklärung wird elektronisch im EU-Informationssystem für die EUDR abgegeben, das über die TRACES-Umgebung der EU zugänglich ist. Der Ablauf:

1. Zugang einrichten: Registrierung über das EU-Login und Zugang zum Informationssystem. Marktteilnehmer hinterlegen ihre Stammdaten.
2. Erklärung anlegen: Produkt, Mengen, Erzeugerland und Geokoordinaten eingeben sowie die Risikobewertung bestätigen.
3. Absenden: Mit dem Absenden bestätigen Sie, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt und das Risiko vernachlässigbar ist.
4. Referenznummer erhalten: Das System vergibt eine eindeutige DDS-Referenznummer. Diese ist Ihr Nachweis und die Brücke zur nachgelagerten Kette.

Schritt 5: Referenznummer richtig weitergeben

Hier wirkt die Vereinfachung durch Regulation (EU) 2025/2650. Nicht jeder in der Kette muss eine eigene Erklärung abgeben. Verpflichtet ist im Kern der erste nachgelagerte Operator beziehungsweise Händler, die Referenznummer der ursprünglichen Erklärung zu erheben und aufzubewahren. Weiter unten muss die Nummer nicht endlos weitergereicht werden, was den kumulativen Verwaltungsaufwand spürbar senkt.

Für die Praxis heißt das:

• Als erster Operator geben Sie die volle Erklärung ab und stellen die Referenznummer bereit.
• Als erster nachgelagerter Händler erheben Sie die Nummer, ordnen sie der Charge zu und archivieren sie.
• Für Kleinst- und Kleinunternehmen als primäre Operatoren ist zudem eine einmalige vereinfachte Erklärung vorgesehen, statt einer Erklärung pro Sendung.

Schritt 6: Aufbewahren

Sämtliche Unterlagen, also Daten, Risikobewertung, Erklärung und Referenznummern, sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren und im Kontrollfall vorzulegen. Halten Sie alles so, dass die Kette pro Charge lückenlos nachvollziehbar ist.

Vorlage: Datenerfassung pro Charge

Diese Felder bilden den Kern. Eine einfache Tabelle pro Wareneingang reicht aus.

Häufige Stolpersteine

• Fehlende Geokoordinaten. Der häufigste Grund, warum eine Erklärung scheitert. Klären Sie früh mit dem Forstbetrieb oder Sägewerk, wer diese Daten liefert.
• Zertifikat als Ersatz missverstanden. FSC/PEFC unterstützen, ersetzen die Erklärung aber nicht.
• Referenznummer ohne Chargenbezug. Eine Nummer ohne Zuordnung ist im Kontrollfall wertlos.
• Späte Datenerhebung. Daten erst beim Verkauf zu suchen, scheitert oft an vermischten Beständen. Erfassen Sie am Wareneingang.

FAQ

Wo gebe ich die Erklärung ab? Im EU-Informationssystem für die EUDR, zugänglich über die TRACES-Umgebung der EU mit einem EU-Login.

Muss ich für jede Lieferung eine eigene Erklärung abgeben? Als erster Operator grundsätzlich ja, mit Ausnahmen für Kleinst- und Kleinunternehmen, die einmalig vereinfacht erklären können. Als nachgelagerter Händler erheben und bewahren Sie meist nur die Referenznummer auf.

Wie genau müssen die Geokoordinaten sein? Für Flächen bis vier Hektar genügen Punktkoordinaten, darüber sind Polygone erforderlich. Die Daten müssen die tatsächlichen Erzeugungsflächen abbilden.

Was, wenn mein Lieferant die Daten nicht liefern kann? Dann können Sie keine belastbare Erklärung abgeben und die Ware nicht rechtssicher in Verkehr bringen. In diesem Fall Quelle wechseln oder die Datenlücke schließen.

Gilt das auch für den Export aus der EU? Ja. Die Sorgfaltspflicht und die Erklärung gelten auch beim Export erfasster Holzerzeugnisse aus der EU.

Fazit

Die Sorgfaltserklärung wirkt komplex, ist aber zu 80 Prozent eine Frage der Datenbeschaffung. Wer die Herkunftsdaten inklusive Geokoordinaten sauber am Wareneingang erfasst und pro Charge dokumentiert, hat den schwierigen Teil erledigt. Die eigentliche Eingabe im EU-System ist Routine, und die Vereinfachung von 2025 nimmt der nachgelagerten Kette viel Last ab, weil meist nur noch die Referenznummer zu erheben und aufzubewahren ist. Richten Sie das Erfassungsprotokoll vor dem 30. Dezember 2026 ein, dann ist die erste echte Erklärung im Ernstfall nur noch ein kurzer Vorgang.

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