Jak Palettenring przetwarza dane osobowe.

1Administrator danych

Administratorem danych jest:

• Logistics Publishing Limited
• North Point Business Park
• New Mallow Road
• T23 AT2P Cork
• Irlandia
• Dyrektor zarządzający: Olaf Oczkos
• E-mail: [email protected]
• Telefon: +49 176 9741 9470
• Strona internetowa: https://palettenring.de

Palettenring jest skierowany wyłącznie do przedsiębiorców, przedsiębiorstw, kupców oraz osób prawnych prawa publicznego. Przetwarzanie danych osobowych dotyczy zatem przede wszystkim osób kontaktowych tych podmiotów w ramach ich działalności zawodowej.

2Cel platformy

Palettenring jest platformą B2B dla przedsiębiorstw z przemysłu, handlu, logistyki oraz branży paletowej.

Platforma służy nawiązywaniu kontaktów biznesowych, rejestracji zainteresowanych podmiotów, komunikacji z potencjalnymi członkami, a w późniejszym etapie pośredniczeniu w kontaktach dotyczących transakcji bezpośrednich w obszarze palet, w szczególności europalet EPAL.

Co do zasady Palettenring nie staje się stroną umów zawieranych między użytkownikami, lecz udostępnia platformę do nawiązywania kontaktów i komunikacji.

3Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z platformy przetwarzamy w szczególności następujące dane:

• nazwisko, imię i służbowe dane kontaktowe
• firma, funkcja, branża i strona internetowa
• adres e-mail i numer telefonu
• numer telefonu WhatsApp, jeżeli użytkownicy komunikują się z nami przez WhatsApp lub życzą sobie takiej komunikacji
• informacje o zapotrzebowaniu, ofercie, wolumenach produkcji, profilu zakupowym lub inne dane przekazane dobrowolnie przez użytkowników
• techniczne dane dostępu, takie jak adres IP, data i godzina dostępu, typ przeglądarki, system operacyjny i odwiedzane strony
• treść komunikacji, jeżeli użytkownicy wysyłają nam wiadomości e-mailem, formularzem lub przez WhatsApp
• data ostatniego logowania lub wizyty na koncie (bezpieczeństwo konta i informowanie o istotnych nowościach)

W ramach weryfikacji zainteresowanych podmiotów, członków i partnerów możemy ponadto przetwarzać:

• informacje dotyczące wiarygodności kredytowej, rzetelności, przynależności branżowej, zdolności dostaw oraz możliwych prawnych lub reputacyjnych podstaw wykluczenia
• informacje z publicznie dostępnych źródeł, np. rejestrów handlowych, rejestrów przedsiębiorstw i stron internetowych firm
• informacje od wyspecjalizowanych wywiadowni gospodarczych lub usługodawców, o ile jest to konieczne do oceny zdolności kredytowej i ryzyka, w tym dane o tożsamości przedsiębiorstwa, formie prawnej, numerze VAT UE i danych rejestrowych

4Cele przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• obsługa zapytań i rejestracji
• weryfikacja i zarządzanie zainteresowanymi podmiotami, członkami i partnerami biznesowymi
• komunikacja dotycząca Palettenring, w szczególności przez e-mail, telefon i WhatsApp
• wysyłka informacji o platformie, członkostwie, liście oczekujących, procesach matchingowych i odpowiednich ofertach B2B
• przygotowanie i realizacja relacji przedumownych lub umownych
• ulepszanie platformy i zapewnienie jej działania technicznego
• wypełnianie ustawowych obowiązków archiwizacji i dokumentacji
• ochrona przed nadużyciami, spamem, oszustwami i niedozwolonym korzystaniem

Ponadto przetwarzamy dane w celu przeprowadzania weryfikacji wiarygodności kredytowej, rzetelności i ryzyka, ochrony integralności platformy, unikania ryzyk reputacyjnych oraz decydowania, czy zainteresowane podmioty zostaną przyjęte jako partnerzy, zablokowane lub wykluczone.

5Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie odbywa się na podstawie RODO, w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przedumownych lub wykonania umowy
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli mamy uzasadniony interes w komunikacji B2B, prowadzeniu platformy, zapobieganiu nadużyciom i nawiązywaniu relacji biznesowych
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli użytkownicy wyraźnie wyrazili zgodę na określone przetwarzanie, w szczególności otrzymywanie określonych wiadomości przez WhatsApp
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli istnieją obowiązki prawne

Nasze uzasadnione interesy w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f RODO obejmują w szczególności komunikację z osobami kontaktowymi naszych klientów B2B, zapobieganie oszustwom, nadużyciom, zaległościom płatniczym i innym bezprawnym sposobom korzystania, weryfikację wiarygodności kredytowej, rzetelności i ryzyk reputacyjnych oraz zachowanie funkcjonalności i integralności platformy.

Jeżeli wykorzystujemy dane osób kontaktowych w ramach istniejących relacji z klientami do przesyłania informacji o własnych podobnych ofertach, odbywa się to również na podstawie naszych uzasadnionych interesów. Osoby, których dane dotyczą, mogą w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec takiego wykorzystania.

6Komunikacja przez WhatsApp

Palettenring może wykorzystywać WhatsApp do komunikacji z zainteresowanymi podmiotami, użytkownikami, członkami lub partnerami biznesowymi. Może to następować w szczególności w następujących celach:

• potwierdzanie rejestracji lub zapytań
• pytania dotyczące listy oczekujących lub członkostwa
• informacje o profilu, procesie matchingowym lub istotnych funkcjach platformy
• wiadomości serwisowe, wsparciowe i transakcyjne
• komunikacja, gdy użytkownicy sami kontaktują się przez WhatsApp

Wysyłamy wiadomości przez WhatsApp tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednie zgłoszenie kontaktowe, zapytanie, zgoda lub inna prawnie dopuszczalna podstawa komunikacji. Użytkownicy mogą w każdej chwili sprzeciwić się komunikacji przez WhatsApp lub wycofać udzieloną zgodę, na przykład wysyłając wiadomość o treści "STOP" albo e-mail na adres [email protected].

Przy korzystaniu z WhatsApp dane osobowe, takie jak numer telefonu, informacje profilowe, treść wiadomości, metadane i informacje techniczne, są przetwarzane przez WhatsApp i Meta. Do tego przetwarzania stosują się dodatkowo ich własne warunki i informacje o ochronie danych. Palettenring nie ma pełnej kontroli nad przetwarzaniem danych przez WhatsApp lub Meta.

W zależności od konfiguracji wykorzystywanej usługi WhatsApp może dochodzić do przekazywania danych do WhatsApp lub Meta do państw poza UE/EOG. W miarę możliwości opieramy takie przekazania na odpowiednich zabezpieczeniach (na przykład standardowych klauzulach umownych) lub decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony. Dalsze informacje wynikają z informacji o ochronie danych WhatsApp lub Meta.

Jeżeli użytkownicy nie chcą komunikować się przez WhatsApp, mogą w każdej chwili skontaktować się z Palettenring e-mailem na adres [email protected].

7Udostępnianie danych

Dane osobowe są udostępniane tylko wtedy, gdy jest to konieczne do realizacji wskazanych celów, gdy istnieje obowiązek prawny, gdy udzielono zgody lub gdy istnieje prawnie uzasadniony interes. Odbiorcami mogą być w szczególności:

• dostawcy usług technicznych, hostingu i usług IT
• dostawcy usług komunikacyjnych, w tym WhatsApp i Meta, jeśli używany jest WhatsApp
• dostawcy usług płatniczych, podatkowych lub księgowych, jeśli to konieczne
• doradcy prawni, doradcy podatkowi lub organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy
• potencjalni partnerzy biznesowi w ramach platformy, jeśli jest to konieczne do wyraźnie żądanego kontaktu lub wprowadzenia

Publikacja lub udostępnianie danych osobom trzecim w celach reklamowych nie następuje bez odpowiedniej podstawy prawnej lub zgody.

W ramach weryfikacji wiarygodności kredytowej i rzetelności możemy przekazywać dane osobowe wyspecjalizowanym wywiadowniom gospodarczym lub innym usługodawcom albo pobierać je od nich, o ile jest to konieczne do oceny ryzyka kredytowego i niewykonania zobowiązań lub do zapobiegania oszustwom i nadużyciom. Jeżeli korzystamy przy tym z konkretnych wywiadowni gospodarczych, poinformujemy o tym odrębnie lub wskażemy je w zaktualizowanej wersji niniejszej Polityki prywatności.

8Przekazywanie danych do państw trzecich

Przy korzystaniu z usługodawców, w szczególności WhatsApp/Meta lub dostawców infrastruktury technicznej, może dojść do przekazania danych osobowych do krajów poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli jest to wymagane, odbywa się to na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych, decyzji stwierdzających odpowiedni poziom ochrony lub innych prawnie dopuszczalnych mechanizmów.

Dalsze informacje o konkretnie wykorzystywanych usługodawcach, krajach i stosowanych zabezpieczeniach użytkownicy mogą uzyskać na żądanie albo z aktualnej wersji niniejszej Polityki prywatności.

9Okres przechowywania

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne dla danych celów. Dane z zapytań i rejestracji są usuwane lub ograniczane, gdy nie są już potrzebne do obsługi i nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki archiwizacji. Dane umowne i fakturowe mogą być przechowywane dłużej ze względu na ustawowe obowiązki archiwizacji.

Komunikacja WhatsApp jest przechowywana tylko tak długo, jak jest to konieczne do obsługi danej sprawy, udokumentowania komunikacji lub wypełnienia obowiązków prawnych.

Dane otrzymane w ramach weryfikacji wiarygodności kredytowej lub rzetelności przechowujemy tylko tak długo, jak są potrzebne do decyzji o nawiązaniu lub kontynuowaniu relacji biznesowej oraz do udokumentowania tej decyzji, a następnie usuwamy je lub anonimizujemy, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki archiwizacji.

10Cookies i dane techniczne

Strona internetowa może używać plików cookies i podobnych technologii w celu zapewnienia podstawowych funkcji, bezpieczeństwa, analizy korzystania ze strony lub poprawy doświadczenia użytkownika. Jeżeli cookies nie są technicznie niezbędne, są ustawiane wyłącznie po uzyskaniu zgody.

Szczegóły dotyczące rodzaju, zakresu, celów i wykorzystywanych usług, np. narzędzi analitycznych lub marketingowych, wynikają z informacji o cookies lub banera cookies na naszej stronie. Tam użytkownicy mogą również udzielać, zarządzać lub wycofywać zgody.

11Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują w szczególności następujące prawa wynikające z RODO:

• prawo dostępu do przetwarzanych danych osobowych
• prawo do sprostowania nieprawidłowych danych
• prawo do usunięcia danych
• prawo do ograniczenia przetwarzania
• prawo do przenoszenia danych
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie
• prawo do wycofania zgody ze skutkiem na przyszłość
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych

Zapytania można kierować na adres [email protected].

Organem nadzorczym ds. ochrony danych właściwym dla siedziby Logistics Publishing Limited jest w szczególności irlandzki organ ochrony danych ("Data Protection Commission", https://www.dataprotection.ie). Osoby, których dane dotyczą, mogą jednak również zwrócić się do organu nadzorczego właściwego dla miejsca ich zwykłego pobytu lub pracy.

12Brak obowiązku korzystania z WhatsApp

Korzystanie z WhatsApp jest dobrowolne. Użytkownicy zawsze mogą kontaktować się z Palettenring alternatywnie przez e-mail. Brak korzystania z WhatsApp nie oznacza, że zapytanie nie zostanie obsłużone.

13Zmiany niniejszej Polityki prywatności

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności, jeśli wymagają tego zmiany techniczne, prawne lub organizacyjne. Aktualna wersja jest dostępna pod adresem URL opublikowanym w serwisie.

O istotnych zmianach, które w znaczący sposób dotyczą charakteru przetwarzania lub praw osób, których dane dotyczą, poinformujemy użytkowników w odpowiedniej formie (na przykład e-mailem lub poprzez komunikat w serwisie).